一、教学秘书岗位职责

（一）教学运行管理

1. 课程安排与调度

   协助制定学期教学计划，协调教师、教室资源，编排课程表。

   处理教师调课、停课、补课申请。

2. 教材管理

   组织教材选用、征订及发放工作。

3. 实践教学管理

   协助安排实验课、实习、毕业论文（设计）等实践教学环节。

   收集整理实习报告、实验记录等教学材料。

 

（二）学籍与成绩管理

1. 学籍异动管理

   办理学生的休学、复学、退学、转专业、保留学籍等手续。

   协助完成新生注册、毕业生学历注册等工作。

2. 成绩管理

   负责管理学院教师成绩的录入、核对与归档等工作。

   处理成绩更正、缓考、补考、重修等申请。

   配合教学处处理学业预警学生名单，并通知相关辅导员或班主任。

3. 毕业资格审核

   协助审核毕业生学分、绩点是否符合毕业及学位授予条件。

   整理并提交毕业、学位授予相关材料至教务处。

 

（三）考试与考务管理

1. 考试安排

   组织期末考试，安排考场及监考教师安排。

   管理学院老师的试卷保密及归档管理工作。

2. 考风考纪监督

   协助处理考试违纪、作弊等事件，并上报教务处。

   组织补考、缓考及重修考试。

3. 等级考试管理

   协助大学普通话、英语四六级（CET）、计算机等级考试等报名工作。

 

（四）教学质量监控与评估

1. 教学检查与督导

   配合学校督导组开展听课、教学检查，汇总反馈意见。

   组织学生评教，统计评教数据并提交院系领导。

2. 教学评估与材料报送

   协助专业认证、本科教学评估的材料准备。

   统计教师教学工作量，整理教学成果数据。

3. 教学改革与项目管理

   协助申报本科教学改革项目、一流课程、教学竞赛等。

   跟踪教学改革项目的执行情况，整理结题材料。

 

（五）日常行政与沟通协调

1. 政策传达与执行

   及时传达教务处、学院的教学管理政策及通知。

   解答师生关于教学管理制度的咨询。

2. 会议组织与记录

   筹备本科教学工作会议，整理会议纪要并跟进落实。

3. 突发事件处理

   协调解决教学运行中的突发问题（如教室冲突、设备故障等）。

 

二、科研秘书岗位职责

（一）科研项目管理

1. 项目申报阶段：

   信息传达：及时收集、发布各类科研项目（如国家自然科学基金、国家重点研发计划、社科基金等）的申报通知、指南和政策信息。

   形式审查：对项目申请书进行格式、资格、预算等形式要件的初步审核，确保符合申报要求。

   材料组织：协助科研人员准备和整理申报所需的各类附件、证明文件等。

   协调沟通：与本单位科研管理部门（如科技处、社科处）及上级单位保持沟通，处理申报过程中的问题。

   提交报送：负责申报材料的汇总、盖章、上报等工作。

2. 项目执行阶段：

   过程管理：协助项目负责人开展项目启动、中期检查、年度报告等工作，督促研究进度。

   预算管理：协助办理科研经费的预算编制、调整、上账、报销等手续，确保经费合规使用。

   合同管理：负责科研合作合同、技术开发合同、技术服务合同等文件的起草、初审、流程报批与归档管理。

3. 项目结题与验收阶段：

   结题准备：协助准备结题报告、财务决算报告、成果清单等验收材料。

   成果归档：负责项目结题后所有技术文件、报告、数据等资料的整理、归档和保存工作。

   后续管理：协助进行成果登记、科技统计、绩效评价等后续工作。

 

二、日常行政与沟通协调

1. 会务组织：安排学术会议、项目评审会、答辩会等，负责会议通知、场地预定、材料准备、会议记录和纪要整理。

2. 沟通枢纽：作为内外部沟通的枢纽，及时准确地在科研人员、学院领导、学校科研管理部门、财务处、资产处等之间传递信息。

3. 接待工作：负责专家、学者、企业代表等的来访接待工作。

4. 公文处理：处理日常科研相关的公文、信函、通知的收发、传阅、整理和归档。

 

三、科研成果与知识产权管理

1. 成果统计：负责收集、统计、核实本单位的学术论文、专著、专利、软件著作权、获奖等科研成果。

2. 奖励申报：协助组织各类科技奖励（如省部级科技奖）的申报工作。

3. 知识产权：协助科研人员进行专利、软件著作权等的申请、维护和管理工作。

4. 学术交流：协助办理科研人员参加国内外学术会议的审批、差旅报销等手续。

 

四、数据、信息与档案管理

1. 数据库维护：建立和维护本单位科研项目、科研成果、科研人员、学术活动等信息的数据库或台账，确保数据准确无误。

2. 统计报表：按时完成上级部门要求的各类科研统计报表的填报工作（如年度科技/社科统计）。

3. 档案管理：对所有的科研档案（项目申请书、合同、报告、成果证明等）进行科学、系统的分类、编号、立卷和保管。

 

五、其他综合事务

1. 平台与团队建设：协助重点实验室、工程中心、创新团队等科研平台的申报、评估和日常管理工作。

2. 制度建设：协助起草和修订本单位内部的科研管理规章制度。

3. 领导交办任务：完成部门领导交办的其他与科研相关的临时性工作。

 

三、研究生教学秘书岗位职责

（一）招生与学籍管理

1. 招生辅助：

     协助学院制定和发布研究生招生简章、专业目录。

     负责接收、整理、核对考生的报名材料，进行初步资格审查。

     组织安排复试工作：发布复试通知、安排复试时间与场地、协调复试专家、记录复试

情况、核算复试成绩、收集录取材料等。

     协助完成拟录取名单的公示和数据上报工作。

2. 学籍管理：

     负责新生入学报到、注册、学籍信息核对与录入。

     管理研究生在整个培养期间的学籍异动工作，如休学、复学、退学、转专业、转导师、延期毕业等手续的办理与上报。

     负责每学期开学的研究生注册工作。

     协助完成学生证的办理、火车票优惠卡的管理等。

 

（二）培养过程管理

1. 培养方案与课程管理：

     协助学院制定、修订和报送各专业的研究生培养方案。

     根据培养方案，每学期组织安排研究生课程：落实教学任务、编排课程表、协调上课时间和地点。

     处理日常调课、停课、补课等申请，并及时通知相关师生。

2. 选课与成绩管理：

     组织学生进行网上选课，处理选课过程中出现的问题（如容量、冲突等）。

     负责研究生课程成绩的接收、录入、核对、发布与归档管理。

     处理成绩勘误、补录等申请流程。

3. 导师事务协调：

     协助完成研究生导师的选聘、招生资格审核、培训等服务工作。

     维护导师信息，协助进行导师考核评估。

     促进导师与研究生之间的沟通，协助处理师生关系中出现的一般性事务问题。

4. 学术活动与中期考核：

     组织安排研究生开题报告、中期考核、学术讲座等环节，负责通知、场地安排和材料收集。

     督促检查研究生培养计划的执行情况。

 

（三）学位与答辩管理

1. 答辩资格审核：

     审核申请毕业研究生的课程成绩、学分、科研成果（发表论文等） 是否达到培养方案要求。

     负责学位论文的格式审查和“学术不端行为检测”（查重）。

2. 答辩组织：

    组织学位论文的送审工作（安排专家盲审或明审），跟踪评审进度，收回评审意见。

    协助组织论文答辩委员会，安排答辩时间、场地，发布答辩公告。

    负责答辩过程的会务工作，准备各类材料，记录答辩情况。

3. 学位申请与授予：

     收集、整理、审核、报送毕业生的学位申请材料。

     协助学院学位评定分委员会开展工作，准备上会材料。

     负责毕业证书和学位证书的领取、核对、发放工作。

     组织毕业生完成离校手续。

 

（四）日常行政与沟通服务

1. 信息枢纽：及时、准确地向研究生和导师传达学校、研究生院和学院的各项通知、政策和管理规定。

2. 会务与活动： 组织安排研究生培养相关的各类会议（如学科建设会议、导师会议等），并做好会议记录和纪要。

3. 咨询与答疑： 成为研究生和导师的“活字典”，解答他们在培养、毕业、答辩等各个环节遇到的各类问题。

4. 档案管理： 负责研究生教学档案的整理、立卷、归档和保存工作，包括学籍卡、成绩单、开题报告、学位论文等。

5. 数据报送： 完成上级部门要求的各类教学状态数据、报表的统计与填报工作。

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